如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything." (我會安排一切。)不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

　　溝通進行中應避免干擾

　　―No interruptions during the meeting!

　　如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。

　　資料須充實完備

　　―We have a pamphlet in English.

　　具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說 "We have a pamphlet in English."(我們有英文的小冊子。)或 "Please take this as a sample"(請將這個拿去當樣品。)時，一定會興趣大增，進而問你許多和產品有關的問題。如果你平時資料搜集得全面，便能有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。

　　要有解決問題的誠意

　　―Please tell me about it.

　　當客戶向你提出抱怨時，你應該做的事是設法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”(請告訴我這件事的情況。)或“I’m sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”(我為我的錯誤感到抱歉，并向您保證，我會盡全力處理此事。)令對方覺得你有責任感，也會恢復對你的信任。

　　隨時確認重要的細節

　　―Is this waht we decided

　　商務洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當時要用口頭復述加以確認外，合約擬好后，更要詳細地過目一遍。一旦發現疑點，應立刻詢問對方“Is this what we decided ”(這是我們說定的嗎?)合約內容真的錯得離譜，就應告訴對方“I’ll have to return this contract to you unsigned."(我得將這份合約退還給你，不能簽名。)以示抗議。任何合約上的問題，寧可羅嗦一點，也決不可含糊。

　　聽不懂對方所說的話時，務必請他重復

　　―Would you mind repeating it

　　英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實請人家重復或再講清楚一點并不難，你只要說”Would you mind repeating it"(您介意再講一遍嗎?)，相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂，那么仍然要用這個老方法：“Could you explain it more precisely”(您能解釋得更明白一點嗎?)

　　說“不”的技巧

　　-No, but …

　　在商務溝通上，該拒絕時，就應該斬釘截鐵地說“No.”拐彎抹角地用“That’s difficult"(那很困難。)或“Yes, but..."(好是好，可是…)來搪塞，會令對方覺得你答應得不夠干脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說“No，but…”對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談談。這個時候，你因為已先用“No”牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。

　　不浪費溝通對手的時間

　　- ...then I’ll drive you to the airport for your flight at 7:00.

　　在溝通開始以前，最好事先得知溝通對手的行程表，并盡量配合。當你和客戶談好了一切細節以后，你對他說“I’ll have my secretary type the contract for you to sign at once, then I’ll drive you to the airport for your flight at 7:00. (我會讓我的秘書立刻將合同打好給您簽名，然后，我開車送您去機場搭七點鐘的飛機。)想必他一定會感激你的周到細心，因此也會采取合作的態度。

　　達到目地，立即離開

　　―I’m glad to have met you, Mr. Lee.

　　如果協議達成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險：溝通對手改變主意;或者你可能因松懈而目不擇言，說錯了話。因此商議一完成，立即以 "I’m glad to have met you, Mr. Lee."(李先生，很高興認識您。)收場，告別離去。

　　保留溝通對手的面子

　　―Your views regarding management differ from mine.

　　要使溝通徹底失敗，最好的辦法就是使你的溝通對手顏面盡失。可是，這該不是你所要的結果吧?因為如此一來，溝通不但要破裂，也會招來對手的怨恨。雖然你重重地打擊了對手，自己卻也成了失敗的溝通者。因此向對方提出質疑時，要確定將矛頭指向事情本身，而不是對手身上：“Your views regarding management differ mine.”(您的經營觀點和我的不同。)有時候，你甚至于可以將責任歸咎于不在場的第三者身上，而不是直接推給溝通對手：" Someone must have given you wrong information."(一定是有人把錯誤的情報給了你。)這樣的說法可以引導對方修正他的觀點，而不會觸怒了他，使他拂袖而去。